من الصعب تحديد إدارة المرافق بسبب نطاقها الواسع. إنه ينطوي على تنسيق كل ما يحافظ على تشغيل مباني الشركة وأصولها وأنظمتها. علاوة على إدارة العمليات اليومية، يجب على مديري المرافق أيضًا تنفيذ خطة إدارة المرافق الإستراتيجية طويلة المدى لشركتهم.
لذلك، فإن دور مدير المنشأة يذهب إلى ما هو أبعد من &ldquo ;إدارة المرافق.” ولهذا السبب، تواجه العديد من الشركات صعوبة في تعظيم المزايا التي يتمتع بها مديرو المنشآت لديها.
حتى تتمكن من فهم ما يفعله مدير المنشأة بالضبط وتأثيره بشكل أفضل هل يمكن أن يكون لها تأثير على عملك، دعنا نحلل الركائز الأساسية لإدارة المرافق.
إدارة المرافق مقابل صيانة المرافق
تتداخل إدارة المرافق مع صيانة المرافق، ولكنها ليست نفس الشيء. والفرق بين الاثنين يشبه الفرق بين مبرمج الكمبيوتر ومدير المشروع.
مدير المشروع هو الذي يحدد نطاق المشروع بأكمله ويتحمل المسؤولية عنه، بينما المبرمج هو الذي يحدد نطاق المشروع بأكمله ويتحمل المسؤولية عنه. وهو الذي يكتب الكود وينشئ المنتج.
وبالمثل، تشمل إدارة المنشأة صيانة المنشأة. إدارة المرافق مسؤولة عن إنشاء رؤية استراتيجية تركز على الصيانة الوقائية والتنبؤية.
تتعامل صيانة المرافق مع العمليات اليومية للمبنى. وهو أكثر تفاعلا في الطبيعة. على الرغم من أن مديري المرافق ليسوا مسؤولين بشكل مباشر عن تنفيذ أعمال الصيانة، إلا أنهم بحاجة إلى الإشراف على صيانة الأراضي، وصيانة الأصول وإصلاحها، وإدارة أسطول المركبات، وخدمات الحراسة والتدبير المنزلي.
أهمية إدارة المرافق
ح3> <ص>ومن خلال تحسين الإنتاجية وخفض تكاليف البناء، يساهم مدير المنشأة في تحقيق النتيجة النهائية لشركتهم. إنهم يضمنون أن كل موظف يمكنه أداء وظيفته بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. يمتلك كل مدير منشأة جيد مجموعة من المهارات القيادية، ويمكن لهذه المهارات أن تساهم في ربحية أعمالهم.
دعم الأشخاص
إن خلق بيئة عمل ملائمة لجميع الموظفين في المبنى هو الهدف الأول لكل مدير منشأة. وهذا يمكن أن يخدم العديد من الأهداف الأوسع، بما في ذلك خلق ثقافة إيجابية في مكان العمل، وتحسين الكفاءة والإنتاجية، وجذب وتدريب أفضل المواهب. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن لمدير المنشأة من خلالها تقديم الدعم للموظفين:
- التعامل مع التخطيط للطوارئ
- استخدام المساحة وتسهيل التنقلات
- إدارة أدلة الموظفين
- تنسيق ترتيبات المكاتب
يعمل مدير المنشأة في الشركة كجسر بين مكان العمل وكل من يعمل فيه. الأمر متروك لمدير المنشأة للتعامل مع قضايا الراحة والسلامة والإقامة وما إلى ذلك.
وهذا ينطبق على الأعلى أيضًا. يحتاج مدير المنشأة أيضًا إلى تحديد النهج طويل المدى لتحسين مكان العمل وتوفير بيانات التخطيط الحيوية إلى المجموعة التنفيذية. يمكن لمديري المرافق تسليط الضوء على المزايا التنافسية على مستوى الموظفين من خلال تفاعلهم اليومي مع مكان العمل.
صيانة المرافق وتحسينها
وبطبيعة الحال، تتعلق إدارة المرافق في الغالب بتحسين المبنى المادي وصيانة المرافق. يحتاج مدير المنشأة إلى إدارة الأصول والتخطيط للمستقبل وتنمية الشراكات. تندرج مجموعة واسعة من المسؤوليات ضمن نطاق التوقعات هذا، بما في ذلك:
- الموافقة والإشراف على عقود الخدمات بما في ذلك مواقف السيارات والتنظيف وسلامة مركز البيانات وتقديم الطعام وصيانة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والطلاء وما إلى ذلك.
- فحص هيكل المباني لتحديد الحاجة إلى التجديدات والإصلاحات.
- إدارة الممتلكات داخل وخارج الموقع
- ديكور مكان العمل
- التأكد من استيفاء المرافق للمعايير البيئية والصحية، فضلاً عن اللوائح الحكومية
- إدارة الميزانيات
- جمع تقارير الحالة وسجلات الصيانة
إذا حدث شيء ما فيما يتعلق بالمبنى المادي، فهو يقع ضمن نطاق إدارة المنشأة.
عمليات الإنشاء
يجب أن تكون هناك عملية تحكم وظائف إدارة المنشأة. إنها مهمة مدير المنشأة لإنشاء هذه العمليات. هذه العمليات تجلب النظام إلى مكان العمل. ويمكن أن تشمل:
- تخطيط إجراءات الطوارئ
- تسجيل وصول الضيوف والزوار
- حجز المساحة داخل المنشأة
- إرسال طلبات أمر العمل
في النهاية يجب أن يكون لمثل هذه العمليات تأثير إيجابي على الطريقة التي يستخدم بها الموظفون مكان العمل. يؤدي مدير المنشأة دورًا مزدوجًا هنا – حيث تتمثل مهمته في تحديد مجالات الإدارة وتكييف العمليات التي تغطيها.
يعمل كل مكان عمل وفقًا لعدد كبير من العمليات، وقد تتضمن العمليات الجديدة التي يحتاج مدير المنشأة إلى إنشائها مساحات وتركيبات وأصولًا وموظفين وأقسامًا مختلفة.
تكامل التكنولوجيا
المنشأة يعتمد مديرو اليوم بشكل كبير على التكنولوجيا. تتمثل إحدى المسؤوليات الرئيسية لمديري المرافق في تحديد التقنيات المناسبة وتنفيذها.
عادةً ما يكون قسم تكنولوجيا المعلومات مسؤولاً عن دمج التكنولوجيا المادية. ومع ذلك، فإن لمدير المنشأة الكلمة الأولى والأخيرة حول كيفية اختيار الشركة لهذه التقنيات واستخدامها والاستفادة منها. في بيئة حديثة، قد يحتاج مديرو المنشآت إلى:
- استخدام البيانات المجمعة لفهم مكان العمل بشكل أفضل
- تحديد المزايا والتكلفة وعائد الاستثمار للتقنيات الذكية
- البحث في أجهزة إنترنت الأشياء
- دمج أجهزة إنترنت الأشياء في عمليات المنشأة اليومية
للحصول على رؤى حول مكان العمل، يمكن لمديري المنشأة استخدام التقنيات المتصلة بالشبكة. ومن خلال تحليل البيانات التي تم جمعها، يمكنهم تعلم كيفية تحسين بيئة العمل.
ومع ذلك، لا يعتمد كل جهاز متصل بالشبكة على جمع البيانات. ومع ذلك، فإن كل قطعة من تقنيات الشبكات لها وظيفتها، وتقع على عاتق مدير المنشأة فهم هذه الوظيفة والاستفادة منها.
الوجبات الجاهزة
إذا أرادت شركة ما التأكد من ذلك أن كل نظام داخل البيئة المبنية يعمل بانسجام، فهم بحاجة إلى مدير للمنشأة. من خلال إنشاء عمليات للنظام والتنظيم، سيدعم مدير منشأتك موظفيك وعملك – سواء بشكل مباشر أو غير مباشر.